Die Digitalisierung hat M&A-Prozesse nachhaltig verändert: Virtuelle Datenräume (VDRs) sind etablierter Standard und ermöglichen es, große Datenmengen effizient, strukturiert und standortübergreifend bereitzustellen. Sie bieten granulare Zugriffskontrollen, zeitsparende Werkzeuge zur Kommunikation und dokumentieren Aktivitäten revisionssicher. Gleichzeitig steigen Tempo, Datenvolumen und Internationalität – und damit auch die Anforderungen an Plattformstabilität, Benutzerfreundlichkeit und insbesondere: Datensicherheit. Die technische Infrastruktur, über die vertrauliche Unterlagen ausgetauscht werden, entwickelt sich zunehmend zum Rückgrat für die Sicherheit und Belastbarkeit des gesamten Transaktionsprozesses.
Mehr Daten, mehr Tempo – und neue Anforderungen
Steigende Datenmengen und ein höheres Tempo in M&A-Prozessen bedeuten mehr Druck auf die Effizienz der eingesetzten Werkzeuge. Das gilt auch für virtuelle Datenräume. Viele Anbieter reagieren darauf mit einem breiten Funktionsangebot und kurzen Bereitstellungszeiten. In jüngerer Zeit wird auch das Angebot an KI-Funktionen größer. Doch Geschwindigkeit und Komfort dürfen nicht zulasten der Kontrolle über vertrauliche Inhalte gehen. Denn im virtuellen Datenraum werden hochsensible Informationen ausgetauscht – von vertraulichen Finanzkennzahlen über IP-relevante Daten bis hin zu personenbezogenen Informationen. Kommt es hier zu einem Zwischenfall, drohen nicht nur Verzögerungen im Prozess, sondern auch rechtliche und reputative Risiken.
Sicherheit gerät zu leicht in den Hintergrund
In der Praxis zeigt sich: Die Notwendigkeit, Daten schnell, weltweit und auf Knopfdruck zur Verfügung zu stellen, lässt Sicherheitsfragen oft in den Hintergrund rücken. Dabei ist insbesondere im internationalen Kontext relevant, unter welchen rechtlichen Rahmenbedingungen Daten übertragen und gespeichert werden. Gerade hier stellt sich zunehmend die Frage nach der Datensouveränität – also der vollständigen Kontrolle über Speicherort, Zugriffsrechte und technische Infrastruktur.
Insbesondere der Einfluss außereuropäischer Rechtsordnungen wird zunehmend zur Bedrohung – sowohl für den Datenschutz als auch für die Datensicherheit. Selbst bei europäischem Hosting kann der Zugriff durch Dritte nicht ausgeschlossen werden, wenn der Anbieter selbst Teil eines außereuropäischen Konzerns ist. Microsoft, Amazon und Co. beispielsweise müssen auf Anfrage US-amerikanischer Behörden die Daten ihrer europäischen Kunden herausgeben. Für Verkäufer, Berater und Rechtsabteilungen bedeutet das: Die Risiken im Umgang mit vertraulichen Informationen nehmen zu, wenn Hosting- und Anbieterstruktur nicht ausreichend transparent sind.
Datensouveränität als strategischer Bewertungsfaktor für VDRs
Datensouveränität rückt im M&A-Bereich nur langsam in den Fokus. Dabei sollte sie als strategischer Bewertungsfaktor längst ein festes Kriterium für die Wahl des Datenraum-Anbieters sein. Die Fähigkeit, die volle Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten und eine sichere, rechtskonforme Verwaltung zu gewährleisten, ist gerade im Umgang mit hochsensiblen Informationen unverzichtbar. Das bedeutet, Speicherung, Bearbeitung und Zugriff eigenständig steuern und absichern zu können. Besonders für regulierte Branchen oder Unternehmensbereiche ist dies längst Teil einer verantwortungsvollen Transaktionsvorbereitung und sollte auch bei der Auswahl des virtuellen Datenraums nicht vernachlässigt werden. Im Mittelpunkt stehen sowohl die Einhaltung regulatorischer Vorgaben – etwa der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – als auch der Schutz geistigen Eigentums sowie der unternehmerischen Reputation.
Ein datensouveräner VDR, wie von netfiles, zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass:
- der Hosting-Standort ausschließlich und rechtlich über einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) garantiert in Deutschland oder der EU liegt,
- keine Konzernbindung des VDR-Anbieters an Drittländer besteht, die den Schutz und die Sicherheit der Daten gefährden könnten,
- technische Zugriffsmöglichkeiten des Anbieters ausgeschlossen oder nachweislich eingeschränkt sind,
- rechtliche Rahmenbedingungen und Zuständigkeiten klar dokumentiert sind,
- ein belastbares Sicherheits- und Supportkonzept existiert.
Solche Kriterien gewinnen auch im Dialog mit Käufern an Bedeutung – besonders dann, wenn Transaktionen grenzüberschreitend verlaufen, aber unter deutschem oder europäischem Datenschutzrecht vorbereitet werden.
Empfehlungen für die Praxis
M&A-Teams sollten die Auswahl eines VDRs heute nicht allein auf Basis von Nutzerfreundlichkeit oder Kosten treffen. Wichtige zusätzliche Kriterien sind:
- Hosting in zertifizierten Rechenzentren in Regionen mit strengen Datenschutz- und Compliance-Vorgaben
- Unabhängige Sicherheitszertifizierungen und Testate des Anbieters, wie ISO 27001, ISO 22301, BSI C5 und SOC 2
- Deutschsprachiger Support auch per Telefon
- Langjährige Erfahrung des Anbieters
- Lokale Referenzkunden
Diese Aspekte sollten bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden. Vertrauenswürdige Anbieter stellen dazu umfassende Sicherheitskonzepte und Dokumentationen bereit, die im Auswahlprozess aktiv einbezogen werden sollten.
Fazit
Virtuelle Datenräume sind eine tragende Säule für moderne M&A-Prozesse. Mit ihrer zentralen Rolle wachsen jedoch auch die Anforderungen – nicht nur an Performance und Funktionalität, sondern insbesondere an Sicherheit und Kontrolle. Wer heute Transaktionen vorbereitet, sollte Datensouveränität als festen Bestandteil der Auswahlkriterien für einen geeigneten VDR-Anbieter verstehen. Sie ist Ausdruck unternehmerischer Verantwortung – und kann im entscheidenden Moment den Unterschied über Erfolg oder Misserfolg einer Transaktion ausmachen.
Dies ist ein Gastbeitrag von Moritz Ober, Customer Success Manager bei netfiles GmbH.
